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毎週金曜日にブログとしてリポートをお伝えしております。

48回目の本日は、「紙をなくすメリット」について解説します。

「書類が増えて保管場所がない」

「必要な資料を探すのに時間がかかる」

「紙の申込書を見ながら、パソコンにも入力している」

「担当者が外出すると、書類を確認できない」

こうした問題は、多くの会社で起こっています。

紙の書類は、長い間ビジネスを支えてきた便利な存在です。しかし、デジタル化が進んだ現在でも、紙でなければならない仕事と、実は紙でなくても問題ない仕事が混在しているケースがあります。

そこで考えたいのが、ペーパーレス化です。

ペーパーレス化とは、単純に「紙を一枚も使わない会社にする」ということではありません。

紙で行っている業務を見直し、デジタルで管理できるものはデジタル化すること。

そして、紙を減らすことで、業務そのものを効率化していくことが重要です。

今回は、紙をなくすことで何が変わるのか、そしてペーパーレス化をどのように始めればよいのかを解説します。

紙の問題は「紙そのもの」だけではない

紙を使うことの問題というと、

「紙代やインク代がかかる」

ということを思い浮かべるかもしれません。

もちろん、それもあります。

しかし、企業にとって大きな問題になりやすいのは、紙を扱うために発生する周辺業務です。

例えば、

書類を印刷する
↓
記入してもらう
↓
回収する
↓
内容を確認する
↓
ファイルに保管する
↓
必要になったら探す
↓
別のシステムへ入力する

という流れです。

紙そのものにかかる費用よりも、こうした作業に使っている人の時間の方が大きな負担になっていることがあります。

紙をデジタル化すると「探す時間」が減る

紙の書類をファイルに整理していても、必要な書類をすぐ見つけられるとは限りません。

「去年の契約書はどこだろう？」

「このお客様の申込書は？」

「この請求書はどのファイルに入れた？」

と探すことがあります。

デジタル化して適切に管理すれば、検索によって必要な情報を見つけやすくなります。

例えば顧客名や契約番号などから検索できれば、何冊ものファイルを確認する必要がありません。

「保管する」だけではなく、「必要なときにすぐ取り出せる」

ことがペーパーレス化の大きなメリットです。

書類を共有しやすくなる

紙の書類は、基本的に一つの場所にあります。

そのため、

「この書類を確認したい」

となったとき、書類が置いてある場所まで行かなければなりません。

デジタル化すれば、権限があるスタッフが必要な情報をそれぞれの場所から確認できます。

例えば、

営業担当が外出先から顧客情報を確認する。

経理担当が請求書を確認する。

責任者が契約書を確認する。

といったことが可能になります。

ただし、社内の誰でもすべての情報を見られるようにする必要はありません。

誰がどの情報を見られるのかというアクセス権限の設計も重要です。

「紙をなくす」と入力作業も減らせる

ペーパーレス化の大きなメリットの一つが、二重入力を減らせることです。

例えば、紙の申込書に、

会社名
氏名
電話番号
メールアドレス

などを書いてもらったとします。

その後、スタッフがその内容をパソコンへ入力しているなら、同じ情報を二回扱っています。

これを、

Webフォーム → データベース

という仕組みに変えれば、最初からデータとして登録できます。

つまり、ペーパーレス化は単に紙をPDFにすることではありません。

「最初からデジタルデータとして受け取る」

という発想が重要です。

紙をPDFにするだけでは不十分なこともある

紙の書類をスキャンしてPDFにすることも、ペーパーレス化の一つです。

しかし、それだけでは業務効率が大きく変わらない場合があります。

例えば、

紙の申込書
↓
スキャン
↓
PDF保存

では、書類そのものはデジタルになっています。

しかし、そのPDFの中にある顧客名や電話番号を、別のシステムへ入力する作業が残っているかもしれません。

理想的なのは、

Webフォーム

↓

顧客情報として登録

↓

必要な帳票を自動生成

という流れです。

このように考えると、ペーパーレス化はDXとも深く関係していることが分かります。

印刷・コピーのコストを減らせる

紙を減らせば、当然ながら印刷関連のコストも減ります。

例えば、

• コピー用紙
• プリンターのインク・トナー
• プリンターの保守
• コピー機の利用
• 書類の郵送
• ファイルやバインダー

などです。

一枚一枚を見ると小さなコストに感じます。

しかし、会社全体で毎月大量の書類を印刷している場合、年間では大きな金額になります。

ペーパーレス化を検討するときは、紙そのものの価格だけではなく、印刷・保管・廃棄まで含めたコストを見ることが重要です。

保管スペースを減らせる

紙の書類が増えると、当然ながら保管場所も必要になります。

書庫、キャビネット、ファイル棚などが必要になり、事務所のスペースを圧迫します。

デジタル化すれば、物理的な保管スペースを大幅に減らせます。

特に長期間保管する必要がある書類が多い会社では、効果を感じやすいでしょう。

ただし、デジタルデータにも保管場所は必要です。

クラウドストレージやサーバーなどを利用する場合も、容量・バックアップ・アクセス権限などを適切に管理することが大切です。

リモートワークとも相性が良い

紙中心の業務では、どうしても「会社に行かないと仕事ができない」という状況が生まれます。

重要な書類が会社に置いてあるからです。

ペーパーレス化によって必要な情報を安全にデジタル化できれば、場所に依存しない働き方もしやすくなります。

例えば、

「外出先から契約書を確認する」

「自宅から申請内容を確認する」

「オンラインで承認する」

といった業務が可能になります。

ペーパーレス化は、単なる経費削減ではなく、働き方そのものを変えるきっかけにもなります。

書類の承認もデジタル化できる

紙の業務では、

作成
↓
印刷
↓
押印
↓
担当者へ渡す
↓
上司が確認
↓
保管

という流れになることがあります。

デジタル化すれば、

作成
↓
オンラインで申請
↓
承認
↓
保存

という形に変えられます。

もちろん、契約や法的な手続きなど、内容によって必要な対応は異なります。

すべてを一律に電子化するのではなく、デジタル化できる業務から見直すことが大切です。

紙をなくすことでミスを減らせる

紙の業務では、転記ミスや記入漏れなどが発生することがあります。

例えば、

申込書に記入
↓
スタッフがExcelへ入力
↓
別のシステムにも入力

という流れなら、入力する回数が増えるほどミスの可能性も高くなります。

Webフォームなどを利用して最初からデータ化すれば、入力された情報をそのまま次の業務へ利用できます。

もちろん、デジタル化すればミスがゼロになるわけではありません。

しかし、同じ情報を何度も入力する機会を減らすことで、ミスの発生源を減らすことができます。

お客様にとっても便利になる

ペーパーレス化は、会社側だけのメリットではありません。

例えば、

「申込書を印刷して記入してください」

と言われるより、

「こちらのフォームからお申し込みください」

の方が、スマートフォンから手続きできて便利な場合があります。

また、

• 予約
• 申込み
• 資料請求
• アンケート
• 問い合わせ
• 会員登録

などをオンラインで完結できれば、お客様が会社へ来たり、書類を郵送したりする必要も減ります。

つまりペーパーレス化は、顧客体験の改善にもつながります。

すべての紙をなくす必要はない

ここは非常に重要です。

「ペーパーレス化だから、紙を完全になくそう」

と考える必要はありません。

紙の方が便利な場面もあります。

例えば、現場で一時的にメモを取る場合や、紙で確認した方が作業しやすい業務などです。

また、法律や取引先との関係などによって、紙での対応が必要になるケースもあります。

大切なのは、

「紙を使うことが悪い」のではなく、「紙でなくてもいい仕事を紙で続けていないか」

という視点です。

まずは一つの書類から始める

ペーパーレス化を始めるなら、会社中の書類を一度に変える必要はありません。

まずは一つ選びましょう。

例えば、

「毎月大量に印刷している申請書」

「何度も入力している申込書」

「保管場所を取っている書類」

などです。

そして、

「この書類は本当に紙である必要があるのか？」

と考えてみます。

Webフォームにできるならフォームにする。

電子署名が利用できるなら電子化する。

クラウドで管理できるならクラウドへ移す。

というように、少しずつ変えていきます。

「紙をなくす」ではなく「業務をなくす」

ペーパーレス化を考えるとき、もう一歩踏み込んで考えてみましょう。

例えば、毎月作っている紙の報告書があるとします。

それをPDFに変えればペーパーレス化です。

しかし、そもそもその報告書を毎月作る必要があるのでしょうか。

必要なデータをシステムから自動的に確認できるなら、報告書そのものをなくせるかもしれません。

つまり、

紙をなくす → デジタル化する

だけではなく、

その業務自体をなくせないか？

と考えることが、DXでは非常に重要です。

ペーパーレス化はDXの入り口になる

ここまで見てきたように、紙をなくすことは単なるコスト削減ではありません。

紙の書類をデジタル化する。

↓

入力作業を減らす。

↓

情報を共有する。

↓

システム同士を連携する。

↓

業務そのものを見直す。

このように進めていくと、自然とDXにつながっていきます。

だからこそ、ペーパーレス化は比較的始めやすいDXの一つだと言えます。

まとめ

紙をなくすメリットは、単純に「紙代が減る」ことだけではありません。

• 書類を探す時間を減らせる
• 保管スペースを減らせる
• 印刷や郵送のコストを削減できる
• 二重入力を減らせる
• 入力ミスを減らしやすくなる
• 情報を共有しやすくなる
• 場所に縛られず仕事がしやすくなる
• お客様の手続きを簡単にできる
• 業務そのものを見直すきっかけになる

といったメリットがあります。

ただし、ペーパーレス化の目的は「紙をゼロにすること」ではありません。

紙を使っている業務を見直し、本当に必要な作業だけを残していくこと。

そこに大きな意味があります。

紙をデジタルに置き換えるだけで終わらせず、

「この入力は必要なのか？」

「この書類は本当に必要なのか？」

「この作業は自動化できないか？」

と一つずつ考えていく。

そうすることで、ペーパーレス化は単なる整理整頓ではなく、会社の仕事そのものを効率化するDXの第一歩になります。

今日からできる3つのこと

① 一番多く印刷している書類を探す

「何を一番印刷しているのか」を確認してみましょう。そこには、ペーパーレス化できる業務が隠れているかもしれません。

② 同じ情報を二度入力していないか確認する

紙の申込書からExcelへ入力するなど、同じ情報を何度も扱っている業務を探してみましょう。

③ 「そもそもこの書類は必要？」と考える

デジタル化するだけではなく、「この書類を作ること自体をなくせないか？」という視点を持ってみましょう。

ペーパーレス化は、紙を捨てることから始まるのではありません。

「この仕事は、本当に今のやり方でいいのか？」

そう考えることから始まります。