こんにちは、いつも「かつコード」のサイトをご覧いただきまして、ありがとうございます。

毎週金曜日にブログとしてリポートをお伝えしております。

46回目の本日は、「API連携とは？」について解説します。

ホームページや業務システムを運用していると、次のような場面が増えてきます。

「予約システムの情報を顧客管理にも入れたい」

「お問い合わせが来たら、社内の管理システムにも登録したい」

「ECサイトの注文情報を別のシステムでも確認したい」

「外部サービスの情報を自社のシステムで使いたい」

このようなときに登場するのが、API連携です。

APIという言葉を聞くと、「プログラミングの難しい話」と感じるかもしれません。しかし、考え方そのものはそれほど難しくありません。

簡単に言えば、API連携とは、

「異なるシステム同士をつないで、情報をやり取りできるようにすること」

です。

今回は、APIとは何なのか、なぜAPI連携が業務効率化につながるのかを、できるだけ分かりやすく解説します。

APIとは？

APIは「Application Programming Interface」の略です。

簡単に説明すると、あるシステムの機能やデータを、別のシステムから利用するための窓口です。

例えば、予約システムに予約情報が入っているとします。

通常なら、その予約情報を別のシステムで使うために、人が確認して入力し直す必要があります。

しかしAPIが用意されていれば、

予約システム → API → 自社システム

という形で、必要な情報を受け取ることができます。

これがAPI連携です。

レストランの注文窓口に例えると分かりやすい

APIをレストランに例えてみましょう。

厨房には、料理を作るための仕組みがあります。

お客様が厨房に直接入って、

「この料理を作ってください」

と注文するわけではありません。

注文を受け付ける窓口があります。

その窓口を通して注文を伝え、料理を受け取ります。

APIも似ています。

システムの内部に直接入り込むのではなく、決められた窓口を通して情報をやり取りします。

この「窓口」がAPIです。

API連携で何ができる？

API連携でできることは、サービスによって異なります。

例えば、

• 顧客情報を取得する
• 予約情報を取得する
• 商品情報を取得する
• 注文情報を取得する
• データを登録する
• データを更新する
• 決済処理を行う
• メッセージを送信する

などがあります。

つまり、APIを利用すると、別のサービスが持っている機能や情報を、自社のシステムから利用できる場合があります。

身近なところでもAPIは使われている

APIは特別なシステムだけで使われているわけではありません。

例えば、

地図

ホームページに地図を表示する。

決済

ECサイトからオンライン決済を行う。

SNS

SNSへの投稿や情報取得を行う。

天気

天気情報をWebサイトに表示する。

予約

外部予約システムの情報を取得する。

こうしたサービスの裏側でも、APIが利用されています。

普段何気なく使っているWebサービスの中にも、さまざまなAPI連携があります。

API連携と「手入力」の違い

例えば、予約システムに10件の予約が入ったとします。

API連携がなければ、

予約システムを確認
↓
予約情報をコピー
↓
顧客管理システムを開く
↓
情報を入力
↓
保存

という作業が必要になるかもしれません。

これを毎日繰り返すと、それなりの時間になります。

API連携ができれば、

予約システム → 自動取得 → 顧客管理システム

という仕組みにできます。

人が入力する作業を減らせるため、入力ミスの防止にもつながります。

API連携の大きなメリット

API連携にはさまざまなメリットがありますが、特に重要なのが二重入力を減らせることです。

同じ会社名や顧客名を、

「お問い合わせシステム」

「顧客管理」

「請求管理」

「予約システム」

などに何度も入力していると、それだけ作業が増えます。

さらに、入力内容に間違いがあれば、システムごとに情報が違ってしまいます。

API連携によってデータを受け渡せれば、

一度入力した情報を、必要な場所で再利用する

という仕組みを作れます。

API連携は業務効率化につながる

これまでの記事でも、業務効率化について紹介してきました。

お問い合わせを管理する。

CRMで顧客情報を管理する。

予約システムで予約を管理する。

これらをそれぞれ別々に使っているだけでは、情報が分断されることがあります。

そこでAPI連携を使います。

例えば、

ホームページ

↓

お問い合わせ

↓

顧客管理システム

↓

見積もり

↓

契約

↓

請求

という流れをつなぐことができます。

すべてを自動化する必要はありません。

人が判断する部分は人が行い、データの受け渡しなど、ルール化できる部分をシステムに任せるのです。

「システムを全部一つにする」必要はない

API連携の面白いところは、必ずしも一つの巨大なシステムを作る必要がないことです。

例えば、

予約は予約システム。

決済は決済サービス。

メールはメールサービス。

顧客管理はCRM。

ホームページはWordPress。

というように、それぞれ得意なサービスを使うことができます。

そしてAPIを利用して必要な情報だけをつなぎます。

つまり、

「全部を一つにまとめる」のではなく、「必要な部分をつなぐ」

という考え方です。

これは、小規模な会社でも非常に重要な考え方です。

API連携にも向き・不向きがある

便利なAPIですが、すべてのシステムを自由につなげられるわけではありません。

まず、連携したいサービス側にAPIが用意されている必要があります。

さらに、

「何の情報を取得できるのか」

「情報を登録できるのか」

「どのくらいの頻度で利用できるのか」

「認証方法はどうなっているのか」

など、サービスごとに仕様が異なります。

そのため、

「APIがあるから何でも連携できる」わけではない

という点には注意が必要です。

API連携にはセキュリティも重要

APIでは、顧客情報や注文情報など重要なデータを扱うことがあります。

そのため、

• APIキー
• アクセストークン
• 認証
• HTTPS
• アクセス権限
• データの暗号化
• ログ管理

など、セキュリティについても考える必要があります。

特に顧客情報を扱う場合は、

「何のデータを、どこへ、どのように送るのか」

を明確にしておくことが大切です。

API連携を導入する前に考えること

API連携を検討するとき、いきなり、

「どのAPIを使おう？」

と考える必要はありません。

まず、

「今、どんな作業に時間がかかっているのか？」

を確認しましょう。

例えば、

「毎日予約情報をExcelに転記している」

「お問い合わせ内容をCRMに手入力している」

「注文情報を別のシステムにも登録している」

といった作業です。

そして、

「この作業はシステム同士をつなげればなくせるのでは？」

と考えます。

これがAPI連携を検討する第一歩です。

API連携は「魔法」ではない

API連携という言葉から、

「システム同士をつなげれば全部自動化できる」

と思ってしまうことがあります。

しかし、実際にはそうではありません。

例えば、

「予約が入ったら顧客情報を登録する」

という連携を作る場合でも、

• 新規顧客なら登録する
• 既存顧客なら更新する
• 同じメールアドレスなら同一人物と判断する
• エラーが発生したら通知する

など、さまざまなルールが必要になります。

つまり、APIそのものよりも、

「どのような業務フローを作るのか」

を考えることが重要です。

API連携とAIは別のもの

最近はAIが注目されているため、

「AIを使えばシステム連携もできる？」

と思う人もいるかもしれません。

AIとAPIは役割が違います。

APIは、システム同士が決められたルールで情報をやり取りするための仕組みです。

一方AIは、文章の理解や生成、判断のサポートなどに利用できます。

例えば、

お問い合わせ
↓
APIでCRMへ登録
↓
AIが問い合わせ内容を分類
↓
担当者へ通知

というように、APIとAIを組み合わせることもできます。

小さな会社でもAPI連携を活用できる

「API連携は大企業向けのもの」

と思う必要はありません。

むしろ、人手が限られている小規模事業者ほど、

「同じ作業を何度も繰り返さない」

という考え方が重要です。

例えば、

お問い合わせ → 顧客管理

予約 → 顧客管理

注文 → 在庫管理

契約 → 請求管理

など、日常業務の中にデータの受け渡しがあるなら、API連携によって効率化できる可能性があります。

私たちが考えるAPI連携

API連携を考えるとき、私たちは「とにかく連携する」という考え方はしません。

まず、

「何のためにつなぐのか？」

を考えます。

例えば、

「入力作業を減らしたい」

「情報を一元化したい」

「対応漏れをなくしたい」

「お客様への対応を早くしたい」

「複数のサービスを一つの業務フローにしたい」

などです。

目的が明確になれば、どのシステムをつなぐべきなのかも見えてきます。

APIは目的ではありません。

業務をより良くするための手段です。

まとめ

API連携とは、簡単に言えば、

「異なるシステム同士をつないで、情報や機能をやり取りする仕組み」

です。

API連携を活用すると、

• 二重入力を減らせる
• データを自動で受け渡せる
• 情報を一元管理しやすくなる
• 業務の効率化につながる
• システム同士を組み合わせられる
• ホームページやCRM、予約システムなどを連携できる

といったメリットがあります。

ただし、API連携は「つなぐこと」が目的ではありません。

「今の業務のどこに無駄があるのか？」

「どの作業を自動化できるのか？」

を考え、その手段としてAPIを活用することが大切です。

これからシステムを導入するときは、

「このサービスにはAPIがありますか？」

という視点を持ってみるのもおすすめです。

システムを一つずつ導入するだけでなく、それぞれのシステムをつなげて、一つの業務の流れとして考える。

それが、これからの業務効率化では重要になっていくでしょう。

今日からできる3つのこと

① 同じ情報を何度も入力している作業を探す

「顧客情報を複数のシステムに入力している」など、二重入力になっている作業を書き出してみましょう。

② 「どのシステムとどのシステムをつなぎたいか」を考える

例えば「ホームページと顧客管理」「予約システムと顧客管理」のように、情報を受け渡したい場所を整理してみましょう。

③ APIの有無を確認する

現在利用しているサービスにAPIが用意されているか確認してみましょう。

ただし、APIがあるかどうかだけで判断するのではなく、何ができるAPIなのかまで確認することが大切です。